Quy luật 80/20 và công thức 4 giây - 2 phút - 72 giờ - 21 ngày trong quản lý thời gian

Bạn có thể không ngờ rằng nhiều cách thức quản lý thời gian lại đang lãng phí thời gian của bạn. Khi liệt kê ra những việc cần làm, lên lịch công việc, sắp xếp các cuộc hẹn…, có khả năng bạn đang lãng phí phần lớn thời gian của mình. 

1. Quy luật Pareto

Theo quy luật Pareto, hay còn gọi là quy luật 80/20, trong hầu hết các trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Quy luật này được đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilffredo Pareto, người đã quan sát 80% đất ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số. Đây cũng là qui luật phổ biến trong kinh doanh, chẳng hạn 80% doanh thu là từ 20% trong số các khách hàng.
Hãy suy nghĩ lại về bảng danh sách “Các công việc phải làm”

Nhiều cách quản lý thời gian bắt đầu với việc lập bảng danh sách “Các việc cần làm”, tuy nhiên, nhiều danh sách lại có xu hướng đánh đồng nỗ lực giải quyết 20% các công việc tạo ra hiệu quả cao như với 80% các công việc không tạo ra nhiều tác động. Chỉ đơn giản liệt kê ra các công việc cần làm sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian cho các công việc không thật sự tạo ra hiệu quả cao.

Ngay cả khi bạn ưu tiên hóa các công việc theo mức độ quan trọng, không hẳn bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả. Nhiều công việc quan trọng chiếm quá nhiều thời gian và công sức của bạn đến nỗi, cuối cùng, chúng không đáng để bạn dành nhiều thời gian đến vậy.
Sau đây là cách Qui luật Pareto có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

2. Cách tính mức độ ưu tiên công việc theo qui tắc Pareto:

Khi lập danh sách các công việc cần thực hiện, bạn hãy ưu tiên hóa các công việc theo mức độ công sức phải bỏ ra dành cho công việc đó (từ 1 đến 10, với 10 mức công sức phải bỏ ra nhiều nhất) và hiệu quả dự kiến sẽ đạt được (từ 1 đến 10, với 10 là mức hiệu quả cao nhất).
Sau khi đã có 2 dãy số:
(1) mức độ công sức phải bỏ ra
(2) hiệu quả dự kiến của công việc, bạn lấy số công sức chia cho kết quả dự kiến để có được thứ tự ưu tiên thực hiện công việc đó. Hãy thực hiện những công việc có số thứ tự ưu tiên thấp nhất đầu tiên.

Ví dụ:
•    Công việc 1: Viết báo cáo.
Công sức bỏ ra = 10, Hiệu quả = 2 => Thứ tự ưu tiên = 5
•    Công việc 2: Chuẩn bị phần trình bày
Công sức bỏ ra = 4, Hiệu quả = 4 =>  Thứ tự ưu tiên = 1
•    Công việc 3: Gọi khách hàng
Công sức bỏ ra = 1, Hiệu quả = 10 => Thứ tự ưu tiên = 0,1
Giờ đây bạn đã có thể thấy được mức độ ưu tiên các công việc cần phải thực hiện. Bạn thực hiện công việc 3 đầu tiên, tiếp đó đến công việc 2 và sau cùng là công việc 1.

Cách thức đơn giản này sẽ bảo đảm 20% nỗ lực của bạn dành cho những công việc quan trọng sẽ luôn được ưu tiên thực hiện trước. Đối với 80% các công việc không thực sự tạo ra hiệu quả cao sẽ được lùi thứ tự ưu tiên.

3. Kết hợp thêm với công thức: 4 giây - 2 phút - 72 giờ - 21 ngày - 10.000 giờ giúp đạt mọi mục tiêu và không bị trì hoãn.

Luật 4 giây

Lời khuyên: Hãy hít thở thật sâu và chậm 4 giây trước khi bạn hành động hoặc đưa ra bất cứ quyết định quan trọng nào.

Luật 2 phút

Lời khuyên: Nếu việc nào đó chỉ tốn chưa đến 2 phút để hoàn thành, bạn hãy thực hiện nó ngay lập tức.

Rất nhiều nhiệm vụ chúng ta trì hoãn thường không khó để hoàn thành. Chúng ta thường tránh làm chúng cho đến hạn chót, mặc dù nó không đòi hỏi kỹ năng hay kiến thức đặc biệt. Chẳng hạn, bạn cần phải gọi điện cho đối tắc hoặc gửi một email. Việc này chỉ mất 1 đến 2 phút nhưng bạn lại trì hoãn cho đến phút cuối cùng. Nhiệm vụ đơn giản này làm bạn bị chùn bước và mất tập trung.

Nguyên tắc 2 phút này sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu lớn. Mỗi mục tiêu đi kèm với một danh sách các hành động nhỏ. Chẳng hạn, bạn phải đọc 1 cuốn sách khoảng 2.000 trang, việc này sẽ khiến bạn mất vài tháng. Nếu như bạn tiếp tục nhìn cuốn sách như một tổng thể, bạn sẽ thấy nó khó mà hoàn thành, do đó bạn dễ bỏ cuộc. Nhưng nếu như bạn chia nhỏ cuốn sách thành từng trang và đặt mục tiêu đọc từng trang một, bạn sẽ mất chưa đến 2 phút cho một trang sách.

Luật 72 giờ

Lời khuyên: Khi bạn đã có 1 ý tưởng, hãy thực hiện nó trong vòng 3 ngày (72 giờ). 

Bodo Schaefer – tác giả sách, doanh nhân kiêm diễn giả nổi tiếng người Đức cho rằng nguyên tắc đơn giản này sẽ giúp bạn đẩy lùi trì hoãn: Đừng bao giờ đặt ra các nhiệm vụ kéo dài quá 72 giờ. Nếu bạn trì hoãn hành động này, ý tưởng của bạn sẽ mãi nằm trên giấy mà thôi.

Luật 21 ngày

Lời khuyên: Hãy cho bản thân 21 ngày để phát triển một thói quen

Khi bạn muốn đạt được một mục tiêu nào đó, bạn phải biến các hành động thành thói quen hàng ngày. Hãy lập lại danh sách mục tiêu một lần nữa, tập trung vào các mục tiêu đơn lẻ và biến nó thành hành động, sau đó thực hiện đều đặn mỗi ngày. Đó có thể là viết blog, ngồi thiền, chạy bộ hay học tiếng Anh… bất cứ việc gì.

Trong những ngày đầu tiên, bạn sẽ cần rất nhiều nỗ lực. Nhưng một khi đã quen dần với nó, bạn sẽ cảm thấy điều này như một phần cuộc sống.

Nguyên tắc 10.000 giờ

Lời khuyên: Khi bạn cố gắng để thành thạo trong lĩnh vực nào đó, bạn cần dành khoảng 10.000 giờ thực hành việc đó.

Trong cuốn sách “Outliers: The Story of Succes” (Tạm dịch: Những kẻ xuất chúng), tác giả người Canada Malcolm Gladwell đã đề cập đến nguyên tắc 10.000 giờ thực hành đóng góp vào thành công của hầu hết các doanh nhân, triệu phú trên thế giới.

Để thực hiện quy tắc này, bạn hãy lựa chọn lĩnh vực mà mình yêu thích và lập kế hoạch để thực hành mỗi ngày. Hãy theo dõi thời gian mà bạn thực hành việc đó để đảm bảo bạn thực hiện đủ 10.000 giờ.

(Sưu tầm và tổng hợp Internet và Sách)